DIA SEM ZOOM 16/09
A reunião é indispensável? Saiba como otimizar o encontro on-line
As mudanças provocadas em razão da pandemia do novo coronavírus impactaram diretamente o modelo de trabalho, principalmente no que diz respeito a reuniões remotas.
O efeito colateral disso foi o crescimento do desgaste mental causado pelo excesso de exposição e estímulos, o que eleva o risco de problemas psicológicos, como o Burnout.
Por isso, as práticas atuais de gestão têm procurado reduzir as reuniões, apostando em outras estratégias de gerenciamento de projetos.
Isso não significa que as reuniões tenham que ser abolidas. A saída é utilizá-las como outro recurso, especialmente nas situações em que elas sejam a melhor ferramenta disponível.
Situações em que as reuniões devem ganhar preferência:
- É necessária uma decisão rápida;
- A mesma conclusão exigiria uma troca exagerada de e-mails;
- Você não está tendo feedback de certos membros;
- Você precisa formar conexões.
Quando não é possível abrir mão das reuniões, é fundamental buscar formas de otimizar as atividades e envolver todos os participantes no processo.
Formas de otimizar reuniões on-line
- Prepare materiais de acompanhamento: utilize materiais de suporte, como guias dos tópicos, resumos e gráficos, que os participantes possam utilizar para acompanhar o assunto.
- Escolha seus participantes: determine quem na equipe precisa dar ou receber orientações, ou fazer ou receber perguntas, por exemplo. Se alguém pode receber a informação necessária apenas com um e-mail, ele não precisa participar.
- Torne a informação acessível: relacionado ao tópico anterior, mesmo em uma reunião pequena, tenha certeza de que todos estão acompanhando adequadamente a informação ali debatida.
- Tenha um follow-up: antes de encerrar a reunião, todos os participantes devem saber qual é o próximo passo, distribuindo tarefas com prazo, instruções e planos para novos contatos.
